A emissão da Nota Fiscal
Eletrônica (NF-e) já está sendo largamente utilizada no Brasil desde 2009. Mas
passados três anos dessa realidade muitas empresas ainda não atentaram para a
importância destes arquivos. Acostumados com a antiga nota fiscal em papel,
muitos ainda acreditam que basta guardar o DANFe (Documento Auxiliar da Nota
Fiscal Eletrônica).
Isso é verdade para as pessoas
físicas e empresas que não estão obrigadas a emitir NF-e, mas para todos os
demais, pela nova legislação fiscal, o DANFe – como o próprio nome diz – é um
"documento auxiliar" que possibilita visualizar o conteúdo da Nota
Fiscal Eletrônica. Para as empresas obrigadas a emitir NF-e o "documento
com validade fiscal" é o respectivo arquivo XML e a legislação exige que
esses arquivos digitais sejam guardados por no mínimo cinco anos para eventuais
conferências pelo Fisco.
Percebo que muitas empresas
ainda não dão a devida importância em guardar a NF-e e as poucas que se
preocupam com isso, acabam guardando somente as NF-es emitidas pela própria
empresa se esquecendo que a legislação obriga também o armazenamento – pelos
mesmos cinco anos – das NF-es recebidas de seus fornecedores. É por esse motivo
que começou essa "enxurrada" de e-mails em seu correio eletrônico. O
que fazer com isso?
Inicialmente não culpe seu
fornecedor por ficar enchendo sua caixa de e-mails, pois a legislação exige que
o emitente da NF-e entregue ou disponibilize o arquivo XML para o seu
destinatário e o método mais utilizado pelo mercado para resolver esse problema
é enviar esses arquivos por e-mail. Aliás, quando você for comprar algum
equipamento ou eletrodoméstico e o vendedor pedir o seu e-mail, não fique
nervoso, ele só está tentando atender à legislação fiscal.
Porém, tudo está se modernizando
e a nota fiscal também entrou nesse ritmo. Por isso, precisamos mudar nosso
hábito de guardar papel e nos acostumarmos a armazenar arquivo digital. Essas
NF-es que estão em sua caixa postal, provavelmente, são de seus fornecedores e
precisam ser mantidas por cinco anos. isso mesmo, cinco anos no mínimo. Então
guarde. Mas então surge a pergunta: como?
Você pode simplesmente arquivar
em sua caixa de e-mails. No entato, esse procedimento é frágil, pois qualquer
problema no seu correio eletrônico provocará a perda desses importantes
arquivos. Além disso, para uma eventual consulta ou fiscalização não vai ser
fácil localizar as NF-es.
O ideal é você abrir o e-mail,
identificar se essa NF-e é realmente sua, entrar no portal da Secretaria da
Fazenda (http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal),
digitar a "chave de acesso da NF-e", verificar se ela está válida e,
depois, salvar esse arquivo em alguma pasta do seu computador e, de preferência,
periodicamente, salvar uma cópia externa (pen drive, cd ou DVD) de forma
organizada e separado por data. Tudo isso? Infelizmente sim, esse é o
procedimento correto.
A boa notícia é que já existem
softwares disponíveis no mercado que administram e armazenam as notas fiscais
eletrônicas emitidas e recebidas. Alguns fazem todo o procedimento de forma
automática: importam o arquivo XML, validam na Secretaria da Fazenda, armazenam
e oferecem filtros e relatórios para facilitar a organização e consulta às
NF-es. Outros, mais sofisticados, chegam a ler os seus e-mails para capturar,
automaticamente, suas notas fiscais, poupando até o seu trabalho de abrir as
mensagens com anexos em XML. Outra boa notícia é que esses softwares costumam
ter preços acessíveis.
Pense pelo lado positivo e na
sustentabilidade, arquivos digitais não ocupam lugar em sua gaveta, economizam
papel e reduzem os custos com impressão. E fica o recado: guardem as NF-es
emitidas e recebidas para evitar problemas com o Fisco.
Leandro Felizali é diretor da Vinco – empresa brasileira especializada na
integração de sistemas e na migração de dados fiscais.
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