Como
preparar seu sistema ERP para emissão da NFS-e
O projeto do SPED, tendo como
precursor principal a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), trouxe uma mudança de
paradigma ao Fisco e aos contribuintes brasileiros. Esta evolução vem ocorrendo
de forma muito rápida e começa a ganhar uma proporção maior com as Notas
Fiscais de Serviços Eletrônicas (NFS-e) nos municípios.
Mas, diferentemente da NF-e, a
NFS-e apresenta aspectos tecnológicos que dão muito trabalho às equipes de TI
das empresas. A falta de um padrão de integração entre os sistemas das
prefeituras com os sistemas dos contribuintes é uma das principais
dificuldades, além das diferenças nas regras de comunicação, certificação
digital, volume de informações e outras características que podem variar de
acordo com cada município.
Uma das formas de preparar o sistema
de gestão (ERP) para a emissão da NFS-e é desenvolver a comunicação com o
portal da prefeitura. E essa não é uma atividade simples, principalmente para
empresas que precisam emitir NFS-e em várias cidades. Para desenvolver essa
integração as empresas precisam contar com o apoio e as informações do
município e muitas vezes, é necessário adequar tantas características que o
processo se torna inviável.
O primeiro passo para a
adequação é levantar as cidades onde a empresa possui filiais e verificar quais
desses municípios possuem a emissão através da NFS-e. Uma vez identificados os
municípios, é necessário entender como funciona a NFS-e em cada uma das cidades
e obter a documentação que explica detalhadamente como desenvolver a integração
com o ambiente de recepção dos RPS. Depois, é preciso estudar a documentação
disponibilizada. Em geral, cada prefeitura possui uma forma diferente de
integrar.
Na área da programação, é
preciso mapear as alterações necessárias e estruturar o ERP, desenvolver as
adequações respeitando as regras de comunicação e validação de cada prefeitura.
Para testar, é necessário solicitar o credenciamento das filiais em cada uma
das cidades e iniciar o envio dos arquivos. Conforme os arquivos forem sendo
enviados, os ajustes no sistema vão ocorrendo em paralelo. Por fim, é
necessário destinar uma equipe para controlar as mudanças de legislação em cada
cidade e efetuar a respectiva manutenção no sistema de NFS-e.
A opção mais viável, e com
menor custo, é efetuar a integração com um sistema especialista em NFS-e. O
sistema especialista tem como finalidade permitir a integração facilitada com
os municípios, o que elimina a necessidade de proceder com todas as atividades
citadas acima. E o ERP fica responsável apenas por desenvolver a exportação de
um arquivo para o sistema de NFS-e.
O sistema de NFS-e funciona
como um middleware, gateway ou mensageiro. Ele faz uma “ponte” entre o sistema
de gestão e o ambiente da prefeitura, tratando as regras de comunicação de cada
município. Neste formato, o ERP precisa apenas criar a comunicação com o
emissor de NFS-e, não com o ambiente de cada prefeitura. E, como o modelo de
integração com o emissor de NFS-e é único, o ERP tem menor custo de
desenvolvimento e manutenção.
Neste cenário, cabe a empresa
desenvolvedora do software de gestão pesquisar os municípios com nota
eletrônica, estudar a documentação, implementar o desenvolvimento da
integração, tratar as regras de comunicação, assinatura digital e manter tudo
conforme ocorram atualizações. Desta forma, ela desonera a empresa
contribuinte, ou a empresa desenvolvedora de sistemas de gestão de
investimentos em tais atividades. O investimento por parte delas se resume a
desenvolver a integração entre o ERP e o emissor NFS-e.
Maicon Klug , G2KA Sistemas
Extraído: Mauro
Negruni
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