Por
Maicon Klug
Com a NF-e, o arquivamento físico das Notas Fiscais foi substituído pela
guarda digital de arquivos eletrônicos. Os velhos formulários pré-impressos
deram lugar aos arquivos XML. E agora, o que fazer?
A criação da Nota Fiscal
eletrônica trouxe uma considerável mudança no processo de
armazenamento dos documentos fiscais. O modelo baseado no arquivamento de
documentos em caixas, fichários ou armários foi substituído pela guarda de
arquivos em meio eletrônico. O que antes ocupava grandes espaços físicos, agora
pode ser guardado em um pequeno HD de computador.
O que mudou e o que não mudou
Essa alteração do meio físico
para o meio digital não mudou a necessidade de guardar de forma segura o documento
fiscal eletrônico. Como não há mais a 3ª via impressa, é
preciso assegurar que o arquivo eletrônico referente a NF-e seja armazenado em
um local seguro após a Autorização de Uso pela SEFAZ. É esse
documento que o Fisco solicitará em uma auditoria.
Há muitas empresas que possuem
essa preocupação e fazem o seu dever de casa corretamente. Mas há também
aquelas que, por falta de conhecimento, não se preocupam muito com isso. Ainda
há o pensamento de que essa preocupação deve ser do contador, o que não é algo
verdadeiro. Assumir os deveres da empresa é papel do empreendedor,
do administrador,
do empresário.
Como armazenar de forma segura?
Muitas empresas utilizam o
Software gratuito disponibilizado pelo governo. Entretanto esse software não
disponibiliza nenhum recurso seguro para armazenamento das informações. Para
quem usa esse software, a única forma de salvar os arquivos da notas é usando o
"Copiar -> Colar" em pastas/diretórios. Para empresas que se
preocupam com segurança, utilizar este software não é uma boa prática.
Para guardar de
forma segura os documentos fiscais eletrônicos, primeiramente é
preciso ter em mente que será necessário efetuar um investimento financeiro. O
valor de investimento é proporcional ao nível de segurança desejado, quanto
maior o investimento, maior a segurança. Cabe a cada empresa determinar o nível
de segurança desejado.
Um nível básico de segurança
está na utilização de um software especialista para a gestão dos documentos
eletrônicos. Softwares especialistas utilizam o conceito de armazenamento das
informações em banco de dados e isso já garante parte do processo. Depois, é
necessário que as informações desse banco sejam salvas periodicamente para
outro local (esse processo é o bom e velho backup).
Soluções para armazenamento
seguro
Guardar os arquivos em um banco
de dados e efetuar o backup periódico é o nível de segurança mais
simples e barato. Com um investimento um pouco maior, também é uma boa
alternativa a contratação de um Datacenter para a guarda dos documentos. Há
empresas que fornecem esse tipo de serviço e há também softwares que
disponibilizam este recurso.
Muitas soluções disponíveis no
mercado tornam o processo de gestão dos documentos eletrônicos bastante
simples, dando agilidade no faturamento e possibilitando o armazenamento seguro
e eficaz. Segurança não é só armazenar, é também garantir que os processos de
geração do arquivo, assinatura digital e transmissão do documento para a SEFAZ
sejam feitos de forma consistente e que preserve a integridade as
informações trafegadas.
Cuidados com os arquivos
eletrônicos recebidos
As empresas precisam ter a
preocupação de armazenar em segurança todos os documentos fiscais eletrônicos
envolvidos no contexto da organização. Não são somente as Notas eletrônicas
emitidas que precisam ser salvas, é preciso também guardar todas as Notas
eletrônicas recebidas (NF-e e NFS-e) de seus fornecedores e os Conhecimentos
de Transporte eletrônicos (CT-e) enviados
pelas transportadoras.
É interessante padronizar os
processos que envolvam fornecedores e transportadoras. Deve ser criado um canal
de comunicação único para a recepção e validação dos documentos eletrônicos,
facilitando a sua organização e guarda. Esses processos também podem ser automatizados
através de softwares especialistas e, neste caso, o uso deles é
a melhor opção.
Por
Maicon Klug
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