A nota fiscal eletrônica na
América Latina pode parecer bem complexa, já que, em muitos países, seu
cumprimento é obrigatório. Por outro lado, conta com inúmeros benefícios,
expostos neste artigo. Supor que o processo na América Latina é parecido com o
da América do Norte ou da União Europeia está entre os erros mais comuns na
hora de abordá-lo.
Em países como Brasil e México, a não adesão equivale ao
descumprimento da lei e pode resultar em multas, pena de prisão e a proibição
de enviar produtos.
A aparência intimida tanto quanto
a realidade da situação. No entanto, também há uma série de vantagens
singulares que é frequentemente ignorada no modelo latino-americano. Uma das
mais óbvias é que os governos locais eliminaram os problemas operacionais que
cada centro de serviços compartilhados (CSC) normalmente enfrenta sozinho com
uma multidão de redes de fornecimento. Então, como diretor financeiro ou
tesoureiro, é possível concentrar-se em como transformar a América Latina em um
projeto de otimização de capital de giro e não só um projeto que possibilita o
fornecimento. Eis os cinco fundamentos que distinguem o modelo latino-americano
do americano / europeu.
1. Em muitos países
latino-americanos, a nota fiscal eletrônica é obrigatória. Embora em diversas
nações da União Europeia os governos também tenham passado a exigi-la, isso é
próprio das interações das empresas com o governo (B2G). Nos países da União
Europeia, não é obrigatório o envio de uma nota fiscal eletrônica aprovada para
operações entre empresas (B2B) ou entre empresas e consumidores (B2C). Em vez
disso, a União Europeia conta com requisitos funcionais se optar pelo envio
eletrônico de notas fiscais. Esses blocos funcionais giram em torno de
autenticidade e integridade. Em contrapartida, os países latino-americanos,
inclusive o Brasil e o México, exigem o envio de uma nota fiscal eletrônica
assinada e aprovada pelo governo para que a empresa satisfaça certos critérios
de faturamento. Isdo inclui todas as notas fiscais entre empresas e governo,
empresas e empresas e empresas e consumidores. Em caso de descumprimento,
multas altas são aplicadas, as remessas são atrasadas e há possibilidade de
pena de prisão.
2. A América Latina exige um
processo totalmente integrado em tempo real. Em países como o Brasil, isso não
se resume a assinar um PDF digitalmente e enviá-lo ao cliente por meio de um
portal e, paralelamente, armazená-lo em um arquivo a longo prazo. Trata-se de
interações altamente evoluídas em tempo real com os sistemas de TI (por
exemplo, a Sefaz no Brasil) dos fiscos que exigem a utilização de esquemas XML
definidos pelo governo, sequenciamento, assinatura do governo, um processo de
impressão que define o impresso que acompanhará o caminhão, códigos de barra
nos impressos, arquivamento e mais. Além disso, o processo pode ser diferente
para cada atividade: comércio de mercadorias, prestação de serviços ou
logística.
3. Em nações como o Brasil e o
México, a aprovação da nota fiscal eletrônica está atrelada ao processo
logístico. Só é possível embarcar o produto do armazém quando o governo aprovar
a nota fiscal. Isso pode assumir muitas formas que vão além da capacidade de
enviar produtos. No pior dos casos, o governo pode apreender o caminhão,
confiscar os bens materiais e aplicar multas muito rigorosas se as informações
constantes na nota fiscal forem diferentes das que estão no caminhão ou das que
o cliente recebe. Por exemplo, no Brasil todas as informações fiscais e as
aprovadas são impressas no documento auxiliar de nota fiscal eletrônica (DANFE)
que acompanha o caminhão. Além do mais, é por isso que o suporte em tempo real
da prestadora de serviços no idioma local é sempre necessário e constitui um
processo de contingência bem definido.
4. A América Latina tem normas
processuais rigorosas. No Brasil, há a Nota Fiscal Eletrônica 2.0 e, no México,
a CFDI c3.2, que claramente utiliza o esquema XML, pontos de integração,
processos, além de procedimentos de arquivamento e impressão. A maioria dos
regulamentos da União Europeia diz o que faz uma nota fiscal recolher o imposto
sobre o valor agregado, mas não exige uma série específica de processos
comerciais e pontos de integração, como o Brasil ou o México. Além disso, vale
lembrar que os países latino-americanos tendem a expandir estas normas
processuais, então, é bom ficar preparado para ajustar o esquema XML e os
processos ao longo do ano.
5. A nota fiscal eletrônica na
América Latina afetará a configuração de seus sistemas financeiro e de TI. As
soluções necessárias para compliance no Brasil, na Argentina e no México exigem
configurações e, muitas vezes, localizações especificamente realizadas para os
sistemas de contabilidade/gestão empresarial (SIGE) antes do envio de uma nota
fiscal eletrônica sequer. No Brasil, as empresas precisam se certificar não só
de que instalaram e localizaram os impostos e as informações fiscais
corretamente – o que, aliás, não é fácil –, mas também de que atendem aos
requisitos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
Então, as diferenças são enormes
para compliance e criam uma carga de trabalho maior na hora da implementação,
mas as possíveis vantagens são maiores também. A resolução contém benefícios.
Do ponto de vista de Contas a Pagar, não é preciso se concentrar em problemas
operacionais. Agora, é possível saber que seu fornecedor lhe enviará uma nota
fiscal eletrônica padronizada e legalmente válida. E em vez de se preocupar com
a adesão à nota fiscal eletrônica, é possível se concentrar em processos
internos, já que não é necessário integrar o fornecedor, e em pagamentos e
otimização do capital de giro.
Como é possível contar com 95% do
volume de notas fiscais eletrônicas, o foco passa ao processamento de
transações (STP, na sigla em inglês), no qual os dados eletrônicos da nota
fiscal são automaticamente comparados com o pedido de compra e o recibo. Isto
permite que o pessoal de Contas a Pagar se concentre nas notas mais
problemáticas, o que, por sua vez, permite que as empresas fiquem mais
eficientes e ágeis.
Em suma, se a meta do
processamento de transações consiste em receber, validar, comparar e liberar
notas fiscais para o pagamento sem intervenção humana, então a América Latina
descobriu como criar o ambiente técnico perfeito. Trata-se do primeiro passo da
automação. Há enormes vantagens futuras na forma de gerenciamento de mudanças
de suprimentos financeiros. Vale lembrar que a barreira para o financiamento da
cadeia de fornecimento tem sido a demora no processamento/aprovação de notas
fiscais físicas, que esgotam os prazos de pagamento. Conseguir declarar com
exatidão que a nota fiscal foi liberada para pagamento, em muitos casos, assim
que as mercadorias são recebidas no armazém, cria o ambiente perfeito para
descontos dinâmicos e o financiamento da cadeia de fornecimento.
* Nigel Taylor é diretor de Marketing e líder da
e-Invoicing Solutions da GXS, fornecedor mundial de soluções de integração B2B
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